Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

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EricM CDO95 ValdOise
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Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par EricM CDO95 ValdOise »

Bonjour,
Merci de vous être enregistrés sur ce nouveau forum.
Je propose un premier sujet : où en êtes-vous de la numérisation des dossiers ?
SAVARY
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par SAVARY »

Au point zéro dans mon département.
Maïté GOURMAND
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par Maïté GOURMAND »

Bonjour,

Dans l'Ain, suite à la crise sanitaire, nous avons fait toutes nos sous-commissions et commissions en visio-conférence depuis mars 2020, avec donc des dossiers numérisés.
A la rentrée 2020, j'avais demandé aux établissements et circonscriptions de m'envoyer les dossiers numériquement. La plupart ont joué le jeu. Je n'avais pas pensé par contre qu'il me faudrait ensuite tous les imprimer ! En effet, nous gardons tout en archive papier également. Cette année, je vais donc demander un envoi numérique et papier (puisque le dossier es forcément imprimé pour que l'élève passe les évaluations).

Les fichiers numériques étaient ensuite déposés sur Tribu. Pour éviter des commissions fastidieuses en visio, j'avais opté pour des sous-groupes de travail, ce qui a permis de diviser le temps des sous-commissions : nous sommes passés d'une journée à une demie-journée, et à des échanges plus fluides, ce qui a été apprécié par tout le monde.

Pour cette année, si les différentes commissions se font en présentiel, je vais quand même conserver l'envoi des fichiers en numériques. Ils seront ainsi consultables en amont sur Tribu pour que les membres puissent en prendre connaissance avant. Je vais voir avec ma hiérarchie pour que lors des commissions, chaque membre puisse apporter son ordinateur ou en avoir un pour l'occasion, afin d'accéder à Tribu pendant les commissions. Cela éviterait des tonnes et des tonnes de photocopies inutiles....

Il y a encore du progrès à faire, mais on s'y approche !
EricM CDO95 ValdOise
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par EricM CDO95 ValdOise »

C'est instructif et ça rejoint les tentatives faites sur le Val d'Oise.
Mais vous êtes plus avancés que nous.
On a eu deux circonscriptions "test"l'an passé qui nous ont adressé les dossiers sous forme numérique, mais énormément de problèmes techniques (fichiers illisibles, ou trop lourds). Et les évals scannées reçues étaient très souvent inexploitables.
On n'a pas encore décidé comment lever ces obstacles pour cette année.
A suivre, il faut qu'on voit avec Tribu.
Combien de dossiers 1er degré dans l'Ain ?
Chez nous, 600. mais on est trois
cdo91-3
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par cdo91-3 »

Bonjour

dans l'Essonne, les dossiers sont présentés aux collèges en format PDF modifiable (c'est à dire un formulaire), renseignés depuis l'ordinateur et déposés sur un nuage sécurisé, créé par la CDO, dont le lien est envoyé aux collèges en janvier. les bilans psy sont également numériques et déposés sur un nuage dédié. de même pour les évaluations sociales. ensuite nous (chargées de mission CDO) téléchargeons tous les documents pour pouvoir les exploiter en préparant les sous commissions.
lors des commissions de collèges (sous-comm et plénière), chaque professionnel vient avec un ordinateur portable sur lequel il a téléchargé le (ou les) document le concernant qu'il a récupéré sur un nuage sécurisé que nous créons pour l'occasion 1 à 2 jours avant la commission(donc 3 nuages: 1 pour les bilans psy, 1 pour les éval sociales et 1 pour les éléments scolaires du dossier). cela permet aux participants d'anticiper un peu la commission, ils peuvent prendre connaissance des dossiers avant la comm, tous apprécient ce mode de fonctionnement pour cet aspect là. à l'issue de la commission, la consigne est de détruire les documents.
il n'y a plus de dossiers papier pour les collèges ce qui résout en partie le pb d'archivage et de place pour ranger tous les dossiers.
il y a des difficultés malgré tout, les collèges ne respectant pas toujours le libellé demandé et déposant souvent plusieurs documents pour 1 seul dossier (pb de combinaison des pdf) cela rend complexe la récupération des éléments sur le nuage mais j'ai bon espoir qu'on va y arriver en réexpliquant dans la circulaire l'importance de respecter les consignes dans l'intérêt des élèves.
l'idée est de passer progressivement à la numérisation totale pour les dossiers issus de CM2 mais souvent les écoles sont moins bien équipées que les collèges et il va falloir passer par des circonscriptions test, je ne sais pas si nous pourrons le faire cette année.
cependant, les écoles ont aussi à disposition des dossiers en pdf modifiable et ont pour consigne de les renseigner numériquement et d'en garder une copie sur l'ordinateur, ceci au cas où un confinement nous obligerait à faire les commissions en distanciel, les écoles n'auraient plus qu'à déposer les dossiers sur un nuage dédié; mais pour le moment nous recevons des dossiers papier des écoles et cela prend beaucoup de place et nécessite énormément de manutention....
le travail de préparation des commissions à partir de dossiers numériques est confortable à partir du moment où on fait un partage d'écran et franchement on ne manipule plus les dossiers, il y a moins de risque de perdre des fiches ou de mélanger des documents. il n'y a plus d'échange de documents pendant les comm... bref personnellement je trouve ça très bien.
a bientôt tout le monde
Catherine CDO91
Claire ASSiMON
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par Claire ASSiMON »

Bonjour à tous

Point zéro ici à la Réunion. Mais c'est en partie de ma faute.
Je suis toute seule dans l'académie et j'avoue ne pas trop savoir comment faire pour faire en sorte de devenir une coordo CDO 2.0 :lol:

Catherine, CDO91, nous montre que cela est possible. Mon ignorance met un frein au progrès. Mettre les documents sur un nuage ????? Comment fait-on ? A qui puis-je demander de l'aide ? à la DSI du Rectorat ?
Je tenterais bien l'expérience pour la commission d'orientation en 5e SEGPA, moins de dossiers à traiter que pour les pré-orientations (entre 700 et 900 dossiers). De plus les collèges sont équipés pour numériser, ce qui n'est pas le cas de toute les écoles de l'île.
Il est certain que passer au numérique me permettrait de ne plus être envahie par le papier : 2 armoires pleines sont consacrées aux dossiers des 2489 élèves de SEGPA de l'île, 1 armoire contient les dossiers des élèves non retenus ou sortis de la SEGPA.
Heureusement que j'ai un grand bureau :lol:

A bientôt de vous lire, ça fait du bien de ne pas se sentir seule.
Claire, CDO 974
sbaecile
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par sbaecile »

Bonjour
Pas de numérisation en savoie, toujours les dossiers papier.
Stéphanie BAECILE
CDOEA73
cdoeasd45
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par cdoeasd45 »

Bonjour,
Dans le Loiret, tous les dossiers sont dématérialisés depuis l'année dernière.
Les dossiers des 3e, 4e et certains 5e sont encore sous format papier et seront archivés peu à peu.
L'année dernière toutes les commissions se sont déroulées en visio et les documents ont été partagés via FILSENDER.
Le fonctionnement et les échanges ont beaucoup profité de ce fonctionnement en gagnant en rapidité. Lors des commissions, le même élément de dossier pouvait être analysé et commenté par les membres au même moment.
Pour faciliter ce fonctionnement, nous avons fonctionné en comité réduit: un rapporteur de chaque pôle (pédagogique, psychologique, social, et parent d'élèves) recueillaient les avis des autres membres non présents et les partageaient avec nous.
Claire ASSiMON
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par Claire ASSiMON »

Bonjour

Avez-vous été aidé dans ce nouveau fonctionnement ?
Je ne sais pas vers qui me tourner pour cela ?
J'aimerai expérimenter les commissions en visio étant convaincue que cela serait beaucoup plus efficace.

Merci pour vos conseils.

Cordialement
Claire CDO 974
cdoeasd45
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par cdoeasd45 »

Mme Assimon,
Pour les visio, je passe par RDV (outil numérique sur site académique). Si vous le souhaitez ns pourrions organiser un rdv.
Bonne journée
@f45
Claire ASSiMON
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par Claire ASSiMON »

Ah oui, il faut qu'on puisse caler cela. Merci :-)
SIMPHOR
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Re: Numérisation des dossiers d'orientation en SEGPA

Message par SIMPHOR »

Bonjour,
Dans l'académie de Martinique, nous sommes au stade de projet de dématérialisation à réaliser.
A Bientôt
Martine CDOEA 972
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